Wir archivieren ERP-Systeme, Datenbanken und E-Mail-Postfächer insolventer Unternehmen gesetzeskonform nach GoBD, HGB und AO — damit laufende IT-Kosten zulasten der Masse enden, ohne die Aufbewahrungspflicht zu verletzen.
Die IT eines insolventen Unternehmens verursacht weiter Kosten und rechtliche Pflichten — unabhängig davon, ob der Betrieb fortgeführt wird.
§ 257 HGB · § 147 AO
Je nach Unterlagenart gelten 6, 8 oder 10 Jahre — unabhängig davon, ob das Unternehmen noch besteht oder die Systeme längst abgeschaltet sind. Seit dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz (2025) ist die Frist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt.
Insolvenzmasse
Lizenzen, Hosting und Wartungsverträge laufen weiter, solange niemand die Systeme fachgerecht extrahiert und abschaltet. Jeder Monat kostet die Gläubiger Geld.
Personalsituation
Nach Betriebseinstellung fehlt häufig genau das Wissen über die Systemlandschaft, das für eine saubere und vollständige Datenextraktion nötig wäre.
Ein durchgängiger Service von der Bestandsaufnahme bis zum jederzeit auswertbaren Archiv — abgestimmt auf den Ablauf eines Insolvenzverfahrens.
Identifikation und Kategorisierung aller relevanten Datenquellen — ERP-Systeme, Buchhaltung, E-Mail, CRM.
Kryptografische Hash-Kette und qualifizierter Zeitstempel sichern Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit nach GoBD.
Zahlungsmodelle, die den unregelmäßigen Zahlungsströmen eines Insolvenzverfahrens gerecht werden.
Enge Kooperation mit Kanzleien und Insolvenzverwaltern — Integration in bestehende Abläufe statt zusätzlichem Koordinationsaufwand.
Best Practices zur Datenarchivierung und Einordnung der rechtlichen Anforderungen für Ihr Team.
Strukturierter, schneller Zugriff auf archivierte Daten für Gerichte, Gläubiger und Prüfbehörden.
Vier Schritte, die parallel zum laufenden Verfahren stattfinden.
Bestandsaufnahme der IT-Landschaft, verbleibender Zugriffsmöglichkeiten und eine belastbare Aufwandsschätzung — auch wenn kein internes Personal mehr verfügbar ist.
Identifikation aller aufbewahrungspflichtigen Datenquellen und Abstimmung, welche Auswertungen später noch benötigt werden.
Revisionssichere Übernahme in ein GoBD-konformes Archiv mit Hash-Kette und qualifiziertem Zeitstempel.
Die Altsysteme können kostensparend stillgelegt werden. Die Daten bleiben strukturiert, durchsuchbar und beweiskräftig zugänglich.
Unsere Archivierung folgt anerkannten Standards statt einer proprietären Eigenkonstruktion.
Jedes archivierte Dokument erhält eine kryptografische Prüfsumme (SHA-256), die den Hash des vorherigen Eintrags enthält. Wird ein Dokument nachträglich verändert, bricht diese Kette sichtbar — die Manipulation ist damit nicht nur verboten, sondern technisch nachweisbar.
Ergänzt wird das durch einen qualifizierten elektronischen Zeitstempel nach eIDAS: Er belegt, wann ein Dokument archiviert wurde, unabhängig von uns als Anbieter. Diese Kombination erfüllt die von der GoBD geforderte Unveränderbarkeit, ohne auf eine öffentliche, energieintensive Blockchain angewiesen zu sein.
Dokument 1
Hash: 3f9a2b
Dokument 2
enthält Hash von 1
Dokument 3
enthält Hash von 2
Kette intakt — keine Änderung erkannt.
Viele Kanzleien haben schon einen Dienstleister für die physische Aktenarchivierung. Unser Fokus liegt bewusst auf der IT-Seite — ERP-Systeme, Datenbanken, digitale Postfächer. Das ergänzt bestehende Dienstleisterbeziehungen, statt sie zu ersetzen.
Kurzes Erstgespräch, unverbindlich — wir sagen Ihnen offen, ob und wie wir helfen können.
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